Cómo realizar una auditoría de HubSpot a la perfección: una lista de verificación de 10 puntos

Publicado: 2022-10-01

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Introducción

Cuando se trata de limpiar, ¡siempre debes limpiar!

¡El desorden en tu vida y en el portal de HubSpot también!

Limpia eso - Giphy Fuente: Giphy

HubSpot es una herramienta increíble para las empresas, solo si sabe cómo maximizar su uso y hacer crecer su negocio de manera impactante. Si recientemente configuraste tu cuenta comercial de HubSpot o la has tenido en funcionamiento durante mucho tiempo, es hora de que realices una auditoría exhaustiva de HubSpot.

Antes de entrar en el "cómo" de la auditoría de HubSpot, arrojemos algo de luz sobre el "por qué" de la misma.

¿Por qué debería realizar una auditoría de HubSpot?

En medio de las inmensas oportunidades que ofrece HubSpot, ya sea para:

  • Departamento de marketing (administración de anuncios, correos electrónicos, páginas de destino, plataformas de redes sociales, blogs de sitios web, SEO, campañas, captura de clientes potenciales, archivos y plantillas)
  • Departamento de ventas (gestión de acuerdos, previsiones, tareas, cotizaciones, etc.)
  • Departamento de análisis (ver las herramientas y paneles de análisis);

es imposible localizar cada instancia individual de una entrada o estado de información incorrectos. Por lo tanto, dedicar algo de tiempo, sentarse con el equipo y auditar todo el portal es crucial para utilizar el activo de manera completa y eficiente.

Algunas razones por las que debería considerar una limpieza para su instancia:

  • Digamos, por ejemplo, que necesita un informe sobre los clientes potenciales generados en un mes, y HubSpot no le proporciona números precisos, necesita realizar una auditoría para comprender qué está siendo rastreado actualmente por el portal y qué más necesita ser rastreado .

  • O bien, si no puede encontrar el propietario de un cliente potencial en particular, debe reorganizar su base de datos y probablemente ejecutar un proceso de limpieza para encontrar brechas y rectificarlas.

  • Imagina que has integrado un CRM externo, como Pardot con HubSpot y está totalmente desincronizado, puede causar estragos en tus procesos comerciales. Una auditoría de HubSpot puede ayudarlo a detectar qué campos no están sincronizados en ambos portales y puede realinearlos.

Una auditoría paso a paso de tu instancia de HubSpot ofrecería datos claros y limpios para una mejor segmentación de datos, una base de datos organizada y un rendimiento empresarial.

Aunque todas las empresas son únicas y no existe un proceso de auditoría de HubSpot estandarizado, hay ciertas áreas clave que puedes comenzar a organizar en tu viaje hacia una instancia de HubSpot bien organizada.

¡Vamos a conocerlos uno por uno!

Pasos para realizar una auditoría de HubSpot para tu empresa

1. Reorganización de contactos y empresas

¡Para cualquier negocio, los contactos de la base de datos y las empresas son la columna vertebral! Estos deben limpiarse con frecuencia para permitir el análisis de datos de manera efectiva.

Reorganizar contactos y empresas en HubSpot

Fuente: HubSpot

¿Cómo deberías empezar a limpiar tu sección de contactos y empresas?

Hágase algunas preguntas una vez que tenga su base de datos de contactos y empresas abierta frente a usted:

  • ¿Cada contacto contiene toda la información necesaria al respecto, como el número de contacto o la identificación del correo electrónico?

  • ¿Hay empresas y contactos duplicados y si los duplicados se han eliminado?

  • ¿Cada contacto tiene la etiqueta correcta asociada con él de acuerdo con su etapa de vida actual, es un nuevo suscriptor, un cliente potencial, un cliente potencial calificado de marketing o un cliente potencial calificado de ventas?

  • ¿Se han eliminado los contactos (con un fuerte rebote resultante cuando se contacta con ellos, aquellos que se han dado de baja o aquellos que no se han conectado durante mucho tiempo)?

  • ¿Todos los leads tienen un propietario asignado para ello?

Realinear la información de sus contactos y empresas es crucial para mejorar la capacidad de entrega de sus correos electrónicos y garantizar informes correctos.

2. Ejecutar la actividad de la personalidad del comprador

¿Por qué preocuparse por la persona compradora?

¡Porque son una parte esencial de la ejecución de sus campañas de divulgación! Conocer correctamente a su persona de comprador ayuda a orientar, segmentar, personalizar y personalizar adecuadamente la comunicación que tiene con su audiencia.

HubSpot tiene un pliegue separado en el portal que se encarga del proceso de implementación de la personalidad del comprador, solo si ayudas a que funcione correctamente.

Ejecutar personas compradoras en HubSpot Fuente: HubSpot

Algunas preguntas para hacer aquí:

  • ¿Se han subido todas mis personas compradoras objetivo al portal?

  • ¿Tengo un conjunto nuevo de personas compradoras que debo incluir aquí?

  • ¿Tengo algún rasgo recién descubierto de mi personaje objetivo que deba incluirse?

  • ¿Todas mis personas representan el conjunto completo y exacto de las audiencias objetivo a las que pretendo llegar?

Nota: una vez que hayas terminado de actualizar tu personaje objetivo en el portal de HubSpot, asegúrate de que cada contacto en la base de datos esté etiquetado con el personaje comprador respectivo.

3. Analizando el estado de tu correo electrónico

Los correos electrónicos son un aspecto muy importante de cualquier campaña de marketing o ventas. El análisis del rendimiento de tu correo electrónico también se puede realizar a través del panel de control de HubSpot.

Analizar el estado del correo electrónico en HubSpot

Fuente: HubSpot

El panel ofrece un informe completo del rendimiento del correo electrónico en términos de tasa de apertura de correo electrónico y tasa de clics, entre otras métricas.

Consejo profesional: una vez que tenga los datos de métricas clave frente a usted, investigue el punto de referencia de la industria y compare su desempeño con el estándar de la industria para analizar dónde se encuentra actualmente y qué se puede mejorar.

Por ejemplo, eres una empresa de tecnología educativa y tu HubSpot sugiere una tasa de apertura de correo electrónico del 5 %. Pero el estándar de la industria tiene un promedio de 8%. Estos datos pueden revelar información útil para un futuro plan de mejora. Establezca sus objetivos y haga un plan estratégico para llegar a algún lugar cercano a ese promedio.

Una vez que haya analizado el rendimiento de su correo electrónico actual, lea las 10 tácticas para resolver sus problemas de marketing por correo electrónico.

4. Auditoría de sus flujos de trabajo

Sus flujos de trabajo deben ser auditados y revisados ​​periódicamente. Puede comenzar con los flujos de trabajo que tienen la máxima participación y continuar desde allí.

Una vez que se concentre en los flujos de trabajo, considere acceder al informe de rendimiento y analice lo siguiente:

  • La tasa de conversión de objetivo esperada frente a la real
  • Flujos de trabajo frente a sus flujos de salida esperados
  • Flujos de trabajo totales
  • Flujos de trabajo activos
  • Flujos de trabajo inactivos
  • Flujos de trabajo internos versus externos
  • La convención de nomenclatura o la estructura de carpetas para crear flujos de trabajo, correos electrónicos, archivos o listas

Una vez que tenga toda la información frente a usted, elabore un plan para mejorar el desempeño de cualquier área que se esté quedando atrás.

Si se ordena un flujo de trabajo, considere crear nuevos flujos de trabajo según sus requisitos, como el abandono del carrito, la crianza de clientes potenciales o cualquier otra cosa.

5. Optimización de la puntuación de clientes potenciales

Si no sabe qué puede ayudarlo a lograr la puntuación de clientes potenciales, lea la importancia de la puntuación de clientes potenciales para identificar los clientes potenciales de mejor calidad.

Tu pliegue de puntuación de prospectos de HubSpot debe representar correctamente las clasificaciones de los prospectos en función de su compromiso actual y si están listos para vender o aún no.

De lo contrario, considere volver a visitar su módulo de puntuación de clientes potenciales y busque señales de alerta en los criterios de ponderación, sobre la base de los cuales se evalúan y clasifican sus clientes potenciales. Si el proceso se desarrolló hace años, asegúrese de hacerlo efectivo para las actualizaciones de participación recientes y agregue nuevos atributos de ponderación para evaluar sus clientes potenciales.

Optimización de la puntuación de clientes potenciales en HubSpot

Fuente: HubSpot

Una clasificación o criterios de clientes potenciales incorrectos pueden ser perjudiciales para su negocio. ¡Descubra cómo los CMO NO utilizan correctamente la puntuación de clientes potenciales !

6. Asegurar la consistencia en los diseños

HubSpot también ofrece servicios de alojamiento de sitios web, que incluyen la creación de plantillas, la redacción de contenido, incluidos los elementos interactivos, y la publicación del contenido para blogs u otras páginas de destino.

Mientras lo hace, asegúrese de acceder a todas las plantillas que usa y evalúe el estilo de fuente, los gráficos y la imagen general de la marca. Debe apuntar a tener coherencia en estas áreas en todos sus activos o propiedades.

Tome nota de cualquier inconsistencia en la navegación a través de su dominio/subdominio/páginas y verifique el diseño y el diseño en sus plantillas. Si no son coherentes, actualícelos para lograr una mayor participación de los usuarios.

7. Conexión de Google Search Console con la instancia de HubSpot

Si no sabes lo que hace Google Search Console, ¡aquí tienes la explicación!

Google Search Console le brinda información sobre el ranking de búsqueda de su activo y el número promedio de visitas y clics que recibe su página web para consultas de búsqueda específicas.

Lea más sobre cómo configurar Google Search Console - Parte 1.

Para obtener más información, lea cómo configurar Google Search Console - Parte 2.

Asegúrate de que tu instancia de HubSpot esté conectada con Google Search Console para evaluar los datos de búsqueda y comprender tu contenido y el rendimiento de SEO desde un solo tablero.

8. Revisando tu estrategia de SEO

El panel de control de HubSpot tiene una funcionalidad en la que puedes crear páginas pilares/grupos de temas para crear páginas/temas de relevancia. Esto ayuda a crear autoridad para los términos/temas de búsqueda que están en línea con sus ofertas comerciales.

Considere usar esta función para acceder a información sobre sus temas específicos y crear enlaces entre sus páginas pilares y blogs individuales/otros activos en ellos.

Pilar Páginas y estructura de subpáginas Fuente: HubSpot

Realiza una auditoría de HubSpot para comprender si estas páginas pilares/grupos de temas parecen obsoletos y si es necesario crear nuevas páginas pilares.

Además, HubSpot ofrece sugerencias y recomendaciones detalladas sobre blogs. Estas recomendaciones incluyen meta descripciones, etiquetas de título, textos alternativos para imágenes y más.

Tome nota de estas sugerencias y considere rectificar aquellas marcadas como "altas" en el campo de impacto SEO.

9. Revisar tus formularios y CTA

¡Los formularios atractivos y bien construidos y los CTA garantizan la obtención de clientes potenciales para su negocio!

Como parte de la auditoría de HubSpot, debes considerar revisar tus formularios y CTA para asegurarte de que tus activos de captura de clientes potenciales estén bien preparados para aumentar las conversiones. La herramienta de análisis de HubSpot puede ayudarlo a evaluar el rendimiento de sus formularios y CTA y proporcionar recomendaciones sobre las áreas de mejora.

Revisar CTA en HubSpot

Fuente: HubSpot

Revisar formularios en HubSpot

Fuente: HubSpot

Investigue el estándar de rendimiento de referencia para las conversiones en su industria. Si está por debajo de ese punto de referencia, considere ajustar sus formularios y CTA. Por ejemplo, puede cambiar el tamaño de fuente, el color y la copia de sus CTA. También puede incluir enlaces de contenido cerrado a sus blogs, como un estudio de caso en cualquiera de los temas relacionados del blog.

10. Administrar sus usuarios, activos y carpetas

Una vez que tenga detalles sobre la cantidad total de flujos de trabajo, usuarios, activos y carpetas, considere organizarlos para reconocerlos fácilmente y lograr una mayor eficiencia.

Administrar tus usuarios, recursos y carpetas en HubSpot

Fuente: HubSpot

Si encuentra flujos de trabajo o activos que no se han utilizado durante mucho tiempo, considere archivarlos. Para varias carpetas, considere tener una convención de nomenclatura para una fácil identificación y segregación.

En última instancia, esto lo ayudaría a ahorrar toneladas de tiempo y confusión con solo unos días de pasar horas organizándolos.

camino a seguir

Para aprovechar al máximo la maravilla de la automatización que es HubSpot, asegúrese de seguir los pasos anteriores para una auditoría exhaustiva de HubSpot.

Una vez que haya completado el proceso de auditoría, es posible que tenga una lista de brechas que deben abordarse en su instancia de HubSpot. Está bien si esto le parece mucho trabajo, pero le aseguramos que los resultados de unos días de trabajo duro serán muy gratificantes para su negocio.

De todas las recomendaciones, asegúrese de que las que tienen el mayor impacto se prioricen primero y luego avance con los cambios de impacto medio y bajo.

Si no tiene el ancho de banda para realizar una auditoría de HubSpot para su instancia o no está seguro de por dónde empezar, ¡déjenos en Fractional CMO hacer el trabajo por usted!

Póngase en contacto con nosotros , hoy!

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